Положення

  Додаток №1

до рішення ХІІ сесії Червоненської селищної ради восьмого скликання

від 16 вересня 2021 року № 283

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ правового, організаційно-інформаційного забезпечення, документообігу, цивільного захисту та мобілізаційної роботи виконавчого комітету Червоненської селищної ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ правового, організаційно-інформаційного забезпечення, документообігу, цивільного захисту та мобілізаційної роботи виконавчого комітету Червоненської селищної ради (далі – Відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Червоненської селищної ради, утворюється селищною радою, є підзвітним і підконтрольним раді, у своїй діяльності безпосередньо підпорядковується виконавчому комітету Червоненської селищної ради (далі – виконавчому комітету).

1.2. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України, законами України, Кодексом законів про працю України, законодавчими актами Президента України, Кабінету Міністрів України, рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови та цим Положенням.

1.4. Структура Відділу, його загальна чисельність, Положення про відділ затверджуються селищною радою за пропозицією селищного голови.

2. Основні завдання Відділу

Основними завданнями Відділу є:

2.1. Правове забезпечення:

2.1.1. Правове забезпечення діяльності апарату селищної ради та її виконавчого комітету.

2.1.2. Організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства, інших нормативних актів посадовими особами апарату та виконавчого комітету селищної ради.

2.1.3. Підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань застосування законодавства.

2.4. Представлення інтересів селищної ради та її виконавчого комітету в судах.

2.2. Організаційно-інформаційне забезпечення:

2.2.1. Забезпечення, спільно з іншими виконавчими органами селищної ради, організаційної, документальної, інформаційної, експертно-аналітичної діяльності селищної ради, депутатів ради, постійних та інших комісій ради.

2.2.2. Розроблення і внесення на розгляд селищної ради пропозицій про організаційні заходи щодо підготовки і проведення на території громади референдумів, виборів, сприяння виборчим комісіям у здійсненні ними їх повноважень.

2.2.3. Надання методичної допомоги виконавчим органам селищної ради в підготовці проектів рішень ради.

2.2.4. Сприяння селищному голові і секретарю ради в:

- організації підготовки сесій ради, питань, що вносяться на розгляд ради;

- забезпеченні офіційного оприлюднення рішень ради;

- організації роботи засідань постійних та інших комісій ради.

2.2.6. Забезпечення оприлюднення інформації на офіційному сайті ради за пропозиціями структурних підрозділів апарату та виконавчих органів ради.

2.3. Діловодство та контроль:

2.3.1. Встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами у виконавчому комітеті селищної ради із застосуванням автоматизованої системи документообігу, методичне керівництво та контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах виконавчого комітету селищної ради.

2.3.2. Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами виконавчого комітету селищної ради актів і доручень органів влади, розпоряджень, доручень і листів селищного голови (далі – документи), за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, запити на публічну інформацію, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

2.3.3. Організація роботи з письмовими та усними зверненнями громадян, організація особистого прийому громадян керівництвом ради, функціонування ,,гарячої лінії”, проведення широкої роз’яснювальної роботи з питань реалізації громадянами права на звернення та особистий прийом.

2.3.4. Підготовка інформаційно-аналітичних та інших матеріалів з питань виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення.

2.4. Цивільний захист населення та мобілізаційна робота:

2.4.1. реалізація державної політики у сфері цивільного захисту, захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій, запобігання цим ситуаціям та реагування на них, ліквідації їх наслідків;

2.4.2. керівництво діяльністю органів управління відповідної територіальної підсистеми єдиної державної системи ;

2.4.3. розроблення і реалізація заходів щодо підтримання готовності органів управління і сил цивільного захисту до дій за призначенням у мирний час та на особливий період;

2.4.4. здійснення інформаційного забезпечення у сфері цивільного захисту, захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій та їх наслідків, створення і впровадження сучасних інформаційних технологій та банків даних з питань реабілітації територій ;

2.4.5. забезпечення сталого функціонування територіальної підсистеми єдиної державної системи;

2.4.6. організація мобілізаційної підготовки в громаді та виконання заходів мобілізаційної готовності;

2.4.7. підготовка і перепідготовка особового складу органів управління і сил цивільного захисту, організація навчання населення діям в умовах надзвичайних ситуацій.

Відділ здійснює підготовку проектів розпоряджень і доручень селищного голови з питань, що належать до компетенції Відділу.

3. Функції Відділу

Відповідно до основних завдань Відділ:

3.1. Організовує та бере участь у забезпеченні реалізації правової політики в селищній раді.

3.2. Забезпечує відповідність законодавству та здійснює правову експертизу проектів рішень ради, розпоряджень, доручень селищного голови (далі – нормативні документи), візує їх за наявності віз керівників заінтересованих структурних підрозділів селищної ради та інших виконавчих органів, готує висновки правової експертизи у разі їх невідповідності актам законодавства та/або подає пропозиції щодо приведення таких проектів у відповідність із вимогами законодавства.

Видання нормативного документа, а також подання проекту такого документа селищній раді або селищному голові для його прийняття, затвердження чи погодження без попереднього розгляду Відділом не допускається.

3.3. Визначає, які нормативні документи є регуляторними актами.

3.4. Спільно зі структурними підрозділами та виконавчими органами ради переглядає рішення ради, в разі необхідності готує пропозиції про внесення змін чи доповнень до них або про визнання їх такими, що втратили чинність.

3.5. Надає методичну допомогу працівникам апарату, структурним підрозділам та виконавчим органам ради щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

3.6. Бере участь у роботі, пов'язаній з укладанням договорів (контрактів), та здійсненні заходів, спрямованих на виконання договірних зобов'язань, забезпеченням захисту майнових прав і законних інтересів селищної ради.

3.7. Забезпечує в установленому порядку представлення інтересів селищної ради в судах та інших органах.

3.8. Організовує претензійну та позовну роботу, здійснює контроль за її проведенням.

3.9. Бере участь у розгляді матеріалів за наслідками перевірок, інвентаризацій, дає правові висновки за фактами виявлених порушень.

3.10. Аналізує матеріали, що надійшли від правоохоронних і контролюючих органів, сприяє своєчасному вжиттю відповідних заходів та розробляє пропозиції щодо усунення недоліків у правовому забезпеченні діяльності селищної ради та її виконавчого комітету.

3.11. Сприяє правильному застосуванню законодавства про працю і службу в органах місцевого самоврядування та, у разі необхідності, подає селищному голові письмовий висновок з пропозиціями щодо усунення виявлених порушень.

3.12. Проводить реєстрацію та розсилку за призначенням:

- рекомендацій постійних комісій ради;

- звернень, які надійшли на розгляд постійних комісій від підприємств, організацій, громадян;

- листів та матеріалів, які надійшли на розгляд постійних комісій від виконавчих органів ради.

3.13. Здійснює підготовку та проведення сесії ради за допомогою технічних засобів.

3.14. Забезпечує контроль за виконанням рішень ради, що відносяться до компетенції Відділу.

3.15. Забезпечує публікацію наданих виконавчими органами ради матеріалів на офіційному сайті ради.

3.16. Здійснює організаційне забезпечення проведення в громаді виборів, референдумів у відповідності з чинним законодавством.

3.17.Забезпечує накопичення та зберігання на персональних комп’ютерах впорядковану базу рішень сесій ради після перевірки на ідентичність змісту на паперовому та електронних носіях.

3.18. Розробляє пропозиції щодо реалізації у виконавчому комітеті селищної ради державної політики у сфері документування управлінської інформації, організації роботи з документами.

3.19. Організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів.

3.20. Організовує виготовлення, копіювання і тиражування документів.

3.21. Уніфікує системи документації та документів, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів.

3.22. Приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук документів і їх розсилання.

3.23. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності виконавчого комітету селищної ради, для передачі на державне зберігання.

3.24. Удосконалює форми і методи роботи з документами у виконавчому комітету селищної ради та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання оргтехніки і персональних комп’ютерів.

3.25. Здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах виконавчого комітету селищної ради.

3.26. Організовує підвищення кваліфікації працівників виконавчого комітету в роботі з документами.

3.27. Завіряє печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією з ведення діловодства.

3.28. Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, запитів на публічну інформацію.

3.29. Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради та органів місцевого самоврядування про стан виконання документів і роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, запитів на публічну інформацію;

3.30. Щоквартально готує інформаційно-аналітичні та інші матеріали для селищного голови щодо виконання документів і реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, запитів на публічну інформацію;

3.31. Розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

3.32. Проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів і реагування на запити і звернення, запитів на публічну інформацію і своєчасно інформує селищного голову та керуючого справами виконавчого комітету селищної ради про неможливість їх дотримання;

3.33. Здійснює реєстрацію та веде облік запитів на публічну інформацію, що надійшли до виконавчого комітету селищної ради, в порядку, визначеному Законом України „Про доступ до публічної інформації”;

3.34. Забезпечує функціонування та ведення системи обліку публічної інформації;

3.35. Забезпечує своєчасне опрацювання запитів на публічну інформацію та надання відповідей на такі запити в порядку та в строки, визначені Законом України „Про доступ до публічної інформації”;

3.36Здійснює контроль щодо задоволення запитів на публічну інформацію;

3.37. Забезпечує направлення запиту на публічну інформацію належному розпоряднику відповідно до частини третьої статті 22 Закону України „Про доступ до публічної інформації”;

3.38. Надає практичну та методичну допомогу відповідальним особам структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради з питань запитів на публічну інформацію;

3.39. Надає організаційно-методичну допомогу структурним підрозділам щодо роботи з документами;

3.40. Вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в структурних підрозділах виконавчого комітету селищної ради ;

3.41. Готує завчасно та систематично надає структурним підрозділам виконавчого комітету письмові нагадування (план-контроль) про закінчення строків виконання документів.

3.42. Веде реєстрацію доручень селищного голови, проводить видачу копій, витягів із доручень.

3.43. Здійснює попередній розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, одержаних поштою та на особистому прийомі.

3.44. Контролює своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, що надійшли на ім’я керівництва ради.

3.45. Вивчає і узагальнює пропозиції, заяви і скарги громадян, що надійшли до виконавчого комітету селищної ради, та готує відповідні матеріали, аналітичні довідки для інформування керівництва ради.

3.46. Здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами виконавчого комітету, установами, організаціями, підприємствами резолюцій керівництва ради щодо розгляду та вирішення питань, порушених у зверненнях громадян;

3.47. Здійснює реєстрацію та облік звернень громадян;

3.48 Готує підсумкову статистичну звітність звернень громадян за відповідний період року;

3.49. Формує поточний архів звернень громадян;

3.50. Вивчає практику роботи та надає консультативну допомогу структурним підрозділам із питань забезпечення належного розгляду звернень громадян;

3.51 Готує графіки особистого прийому громадян керівництвом ради та роботи гарячої телефонної лінії.

3.52. Готує річні графіки та здійснює постійний моніторинг додержання законодавства з питань звернень громадян структурними підрозділами виконавчого комітету за єдиною методикою оцінювання цієї роботи;

3.53. Приймає дзвінки від громадян за телефоном „гарячої лінії”, надає консультації з порушених питань, при потребі реєструє їх та подає для ознайомлення керівництву ради для подальшого розгляду у встановленому законодавством порядку;

3.54. Розміщує на офіційному веб-порталі узагальнені матеріали з організації роботи зі зверненнями громадян за відповідні періоди.

3.55. Розробляє інструкцію з діловодства та номенклатуру справ виконавчого комітету селищної ради.

3.57. організовує розроблення і здійснення заходів щодо удосконалення організації цивільного захисту, захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій, запобігання їх виникненню і реагування на надзвичайні ситуації;

3.58. визначає в межах своєї компетенції рівень надзвичайної ситуації, забезпечує збирання, оброблення та аналіз інформації щодо загрози або виникнення надзвичайних ситуацій від усіх оперативно-чергових та аварійнодиспетчерських служб для вжиття адекватних заходів, доповіді керівництву ради, а також у разі необхідності доведення її до населення;

3.59. здійснює відповідно до законодавства нагляд і контроль за виконанням вимог цивільного захисту та техногенної безпеки, заходів щодо запобігання виникненню надзвичайних ситуацій та ліквідації їх наслідків, за станом готовності сил і засобів цивільного захисту до проведення рятувальних та інших невідкладних робіт у разі виникнення надзвичайних ситуацій на території громади;

3.60. забезпечує облік фонду захисних споруд і здійснює контроль за їх утриманням ;

3.62. організовує роботи, пов’язані з ліквідацією надзвичайних ситуацій, контролює в межах своєї компетенції готовність органів управління і сил цивільного захисту до дій за призначенням;

3.63. здійснює оповіщення населення за розпорядженням начальника цивільного захисту громади про загрозу виникнення або виникнення надзвичайної ситуації, контролює належне функціонування місцевої та об’єктових систем оповіщення;

3.64. розробляє разом із зацікавленими організаціями прогнози ймовірності виникнення надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, здійснює районування територій за наявністю потенційно небезпечних об’єктів і виробництв та загрози виникнення стихійного лиха, визначає і контролює показники ризику на об’єктах господарювання і територіях;

3.65. бере участь у проведенні державної експертизи містобудівної документації та проектів будівництва потенційно небезпечних об’єктів у частині додержання вимог цивільного захисту і техногенної безпеки ;

3.66. розробляє та в установленому порядку подає селищному голові пропозиції до проєктів регіональних програм і прогнозів щодо вдосконалення системи цивільного захисту, запобігання виникненню надзвичайних ситуацій, контролює виконання затверджених програм;

3.67. подає селищному голові пропозиції до проєктів бюджетів всіх рівнів щодо витрат на розвиток та функціонування органів управління і сил цивільного захисту, захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій, ліквідації їх наслідків, забезпечує цільове використання виділених бюджетних коштів;

3.68. здійснює відповідно до законодавства комплексні перевірки стану цивільного захисту підприємств та установ громади; розробляє і реалізовує заходи щодо участі підпорядкованих органів управління і сил цивільного захисту у виконанні завдань територіальної оборони ;

3.69. здійснює організаційно-методичне керівництво та координацію роботи з питань соціального, правового та медичного захисту громадян, які постраждали від надзвичайних ситуацій або брали участь у ліквідації її наслідків ;

3.70. координує діяльність структурних підрозділів виконкому, служб цивільного захисту підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності і підпорядкування щодо ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій, проведення пошуково-рятувальних робіт; організовує та здійснює через засоби масової інформації інформування населення громади щодо законодавства з питань дотримання вимог цивільного захисту та захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій, заходів, які проводяться органами виконавчої влади для запобігання виникненню надзвичайних ситуацій, та іншої інформації, пов’язаної з правовим навчанням та пропагандою з питань запобігання надзвичайним ситуаціям;

3.71. в установленому порядку забезпечує контроль за створенням, збереженням, поповненням та цільовим використанням фінансових резервів, місцевого та об’єктових матеріальних резервів згідно відповідної номенклатури, призначених для ліквідації надзвичайних ситуацій та їх наслідків ;

3.72. розробляє і здійснює заходи інженерного захисту з метою запобігання виникненню надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру ;

3.73. організовує впровадження в практику досягнень науки і техніки з питань запобігання виникненню надзвичайних ситуацій, зменшення впливу негативних наслідків та проведення робіт з їх ліквідації ( у разі виникнення) ;

3.74. організовує в установленому порядку фінансове та матеріально-технічне забезпечення діяльності місцевої ланки територіальної підсистеми єдиної державної системи;

3.75. розробляє план реагування на надзвичайні ситуації місцевого рівня та заходи щодо запобігання виникненню і ліквідації можливих надзвичайних ситуацій та їх наслідків; організовує підготовку органів управління і сил цивільного захисту та населення до дій в умовах надзвичайних ситуацій;

3.76. організовує роботу щодо забезпечення безпеки осіб, які залучаються до роботи у районах виникнення надзвичайних ситуацій;

3.77. формує обсяги замовлень на матеріально-технічні засоби, необхідні для потреб органів управління і сил цивільного захисту громади;

3.78. організовує в установленому порядку проведення навчань та тренувань з питань цивільного захисту, у тому числі підготовку учнів у навчальних закладах з питань безпеки життєдіяльності та цивільного захисту;

3.79. сприяє підвищенню кваліфікації педагогічних працівників навчальних закладів з питань безпеки життєдіяльності та цивільного захисту;

3.80. бере участь у виконанні завдань з мобілізаційної підготовки та мобілізаційної готовності громади в межах повноважень, визначених законодавством;

3.81. розробляє заходи щодо проведення тимчасового відселення та евакуації населення із зон надзвичайних ситуацій;

3.82. забезпечує виконання зобов’язань за міжнародними договорами у сфері захисту населення і територій від наслідків надзвичайних ситуацій на території громади;

3.83. розробляє та вносить у встановленому порядку на розгляд селищного голови пропозиції щодо удосконалення нормативно-правових актів;

3.84. організовує аналіз нещасних випадків невиробничого характеру, ведення їх обліку;

3.85. забезпечує в межах своєї компетенції реалізацію державної політики стосовно державної таємниці та контроль за її збереженням;

3.86. сприяє підприємствам, установам і організаціям незалежно від форми власності у створенні та веденні страхового фонду документації;

3.87. бере безпосередню участь в роботі місцевої комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій;

4. Права Відділу

Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

4.1. Одержувати у встановленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради, підприємств установ, організацій та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.2. Повертати виконавцям документи й вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

4.3. Проводити в структурних підрозділах виконавчого комітету селищної ради перевірки стану діловодства та роботи з документами, виконання документів, правової роботи.

4.4. Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи з документами та правової роботи  в структурних підрозділах виконавчого комітету селищної ради.

4.5. Брати участь у засіданнях, зборах, нарадах, які проводяться керівництвом ради.

4.6. Залучати за дорученням керівництва ради спеціалістів структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради до підготовки проектів документів.

4.7. Вимагати від структурних підрозділів виконавчого комітету селищної ради відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи.

5. Повноваження начальника Відділу

Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади селищним головою відповідно до законодавства про службу в органах місцевого самоврядування.

Начальник Відділу:

5.2. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

5.2. Організовує роботу відділу, надає пропозиції до плану роботи виконавчого комітету селищної ради та його діяльності.

5.3. Вносить на розгляд селищного голови пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу.

5.4. Забезпечує виконання плану роботи з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва ради.

5.5. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів посадових осіб місцевого самоврядування працівникам виконавчого комітету ради.

5.6. Вносить подання селищному голові щодо заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.

5.7. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами.

5.8. Бере участь у сесіях селищної ради, засіданнях виконавчого комітету ради, а також в нарадах керівництва ради при розгляді питань, які стосуються компетенції відділу.

5.9. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

5.10. Вносить пропозиції щодо внесення змін і доповнень до цього Положення.

5.11. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст Відділу відповідно до розподілу обов’язків.

6. Відповідальність посадових осіб Відділу

6.1. Особи, винні у порушенні законодавства про службу в органах місцевого самоврядування, притягуються до цивільної, адміністративної або кримінальної відповідальності згідно з діючим законодавством України.

6.2. Особи, винні у порушенні трудового законодавства, притягуються до дисциплінарної відповідальності.

7. Заключні положення

7.1. Покладення на Відділ, які не передбачені цим Положенням і не стосуються компетенції Відділу, не допускається.

7.2. Виконавчий комітет селищної ради створює належні умови для ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує приміщенням, сучасними засобами оргтехніки і зв’язку, нормативними актами і довідковими матеріалами з питань компетенції відділу тощо.

Секретар  ради                                                       Неля БЕЗНОСКО